Veränderung richtig begleiten

Es gibt immer mehr agile Methoden, um Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten. Doch wenn dabei zu viele neue Tools zum Einsatz kommen, stiften Sie Verwirrung. Das dämpft die Lust Ihrer Mitarbeiter*innen, etwas zu bewegen.

Die Praxis zeigt, dass bei komplexen Prozessen auch altbewährte Werkzeuge dazu beitragen, dass die Mitglieder der Organisation die Veränderung akzeptieren und mittragen. Viele Unternehmen sind auf hochinnovative agile Arbeitsweisen noch gar nicht vorbereitet. Daher sind es zunächst oft die bekannten Instrumente, die im Transformationsprozess die gewünschte Wirkung erzielen und schon ein Stück weiterhelfen. 

Bekanntes sorgt für Orientierung. Kommunizieren Sie daher wichtige Botschaften einfach und verständlich. Das hat einen großen Vorteil, schließlich steht für Ihre Mitarbeiter*innen genug Ungewohntes an. In der Praxis haben sich vier Werkzeuge bewährt, um Veränderungen effektiv zu begleiten: Mitarbeiterbefragungen, Videobotschaften, Ladestationen für Führungskräfte und Sounding Boards.
 

Mit einer Mitarbeiterbefragung binden Sie Ihre Belegschaft von Anfang an ein. Wichtig ist es, dass Sie die Ziele der Veränderung klar kommunizieren. Anschließend holen Sie Statements der Mitarbeiter*innen ein zu den Bereichen Innovation, Zugehörigkeit, Fehlerkultur und Kundenorientierung. Stellen Sie Fragen wie „Welche Ängste oder Bedenken haben Sie in Bezug auf die Veränderung?“ oder „Welche Wünsche und Ideen wollen Sie dem Projektteam mit auf den Weg geben?“. Bei Ihren Mitarbeiter*innen kommen dadurch folgende Botschaften an:

• Unsere Meinungen werden bei den anstehenden Veränderungen berücksichtigt.
• Unser Unternehmen sieht Veränderungen voraus und treibt sie proaktiv voran.
• In unserem Unternehmen sind Fehler als Teil des Entwicklungsprozesses akzeptiert.

Machen Sie die Ergebnisse der Befragung transparent. Stellen Sie die wichtigsten Aussagen allen Mitgliedern der Organisation zur Verfügung. Die transparente Inhalts- und Prozesskommunikation ist von Beginn an zwingend geboten. 

Neben der schriftlichen Dokumentation sind kurze Videobotschaften ein direkter Weg, um die Belegschaft zu erreichen. Mit Videobotschaften vom Projektteam oder dem Vorstand tragen Sie auch wichtige Zwischenergebnisse einheitlich in die Organisation.
 

Für die Führungskräfte im Haus sind darüber hinaus „Ladestationen“ eine wichtige Austauschplattform. In Kleingruppen kommen Ihre Führungskräfte zu medialen Kurzimpulsen von 60 bis 90 Minuten zusammen. Sie tauschen sich darüber aus, wie sie mit Ängsten der Mitarbeiter*innen umgehen können oder auf welche Fragen aus dem Team sie sich vorbereiten sollten. 

Ziel ist es, die Notwendigkeit der Veränderung einheitlich und glaubhaft zu transportieren. Gut vernetzte Führungskräfte begleiten den Veränderungsprozess viel verbindlicher und souveräner.
 

Es ist sinnvoll, zusätzlich zum Projektteam weitere Mitarbeiter*innen einzubinden. Sounding Boards sind regelmäßige Treffen eines Gremiums, das als beratendes Reviewteam auftritt. Es kann aus eigenen Mitarbeiter*innen verschiedener Fachbereiche bestehen oder eine Mischung aus Führungskräften und Mitarbeiter*innen sein. Die Teilhabe an solchen Boards könnte wie ein echtes Incentive auch verlost werden. In Sitzungen von zwei bis vier Stunden diskutiert und hinterfragt das Gremium die aktuellen Projektergebnisse:

• Sind die erarbeiteten Projektlösungen praktikabel und verständlich?
• Sind die richtigen Zielgruppen in die Entscheidungsprozesse eingebunden?
• Welche aktuellen Entwicklungen im Unternehmen müssen berücksichtigt werden?

Das Feedback der Sounding Boards bindet aktiv Meinungen von Beteiligten und Betroffenen ein. Das hat den Vorteil, dass die Veränderungen nicht „von oben“ durchgesetzt, sondern von verschiedenen Unternehmensteilen begleitet werden.

Innovation braucht also nicht unbedingt die neuesten agilen Vorgehensweisen. Wenn Vorstand, Führungskräfte und Mitarbeiter*innen bewährte Methoden konsequent umsetzen, gelingt die Veränderung sicher.