Teambetreuung in Sparkassen: Erfolgreiche Bearbeitung von VES, Ereignissen, Mails und co.

Viele Sparkassen haben die strategische Entscheidung für die Teambetreuung im Privatkundengeschäft bereits getroffen. Die Ziele sind klar: höhere Erreichbarkeit, mehr Effizienz und eine zukunftsfähige Aufstellung im Vertrieb. Doch die Praxis zeigt: Der Erfolg entscheidet sich nicht im Zielbild – sondern in der täglichen Organisation. Im Zentrum stehen dabei zwei Elemente, die häufig unterschätzt werden: die Vertriebliche Startseite (VES) und das Ereignissystem.

Ausgangslage: Neue Logik im Vertrieb

Mit der Abkehr von der klassischen 1:1-Betreuung verändert sich die Arbeitsweise grundlegend:

• Kunden werden vom Team statt von Einzelpersonen betreut
• Aufgaben entstehen zentral und müssen koordiniert werden
• Verantwortlichkeiten sind nicht mehr automatisch eindeutig

Ohne klare Regeln führt das schnell zu Ineffizienzen:

• Doppelarbeiten
• unbearbeitete Ereignisse
• unfaire Verteilung von Vertriebsimpulsen / IAM-Ansprachen
• „Windhundeffekte“
• Frustration im Team

Der Lösungsansatz: Klare Organisation zur Bearbeitung der VES in der Teambetreuung

Erfolgreiche Sparkassen setzen auf eine konsequent strukturierte Vertriebsorganisation im Team.

1. Die Team-VES als zentrales Steuerungsinstrument: Die VES wird vom individuellen Tool zur gemeinsamen Arbeitsplattform. Best Practice:

1. Nutzung einer zentralen Team-VES über die Vertretungssicht
2. verbindliche Regeln für Zugriff und Bearbeitung
3. mehrfache tägliche Aktualisierung

Entscheidend ist: Die VES braucht klare Leitplanken – sonst wird sie zum Engpass.

2. Klare Prinzipien in der Ereignisbearbeitung
Die strukturierte Abarbeitung der Ereignisse ist der Kern der täglichen Arbeit.

Bewährte Leitlinien:

1. Ereignisse möglichst taggleich bearbeiten
2. klare Übergabe- und Übernahmeregeln
3. VES zum Tagesende bestmöglich leer
4. kein „Windhundprinzip“ bei Aufgaben

In der Praxis hat sich insbesondere die direkte Bearbeitung in der Team-VES als effizient erwiesen – vorausgesetzt, die Regeln sind klar definiert und werden eingehalten.

3. „Chief of the Day“ – klare Verantwortung im Tagesgeschäft. Ein zentrales Erfolgsmodell ist der Chief of the Day. Ein Teammitglied übernimmt täglich die operative Steuerung:

1. Priorisierung und Koordination der Ereignisse
2. Faire Verteilung von Vertriebsimpulsen
3. Bearbeitung zentraler Eingangskanäle (v.a. Mails, Rückrufe, …)
4. Sicherstellung eines sauberen Arbeitsflusses

Wichtig ist dabei vor allem: Nachvollziehbarkeit und Fairness.

4. Disziplin im Informationsmanagement: Teambetreuung funktioniert nur mit konsequenter Dokumentation .Das bedeutet: vollständige Kontakthistorien in OSPlus_neo sowie klare Dokumentation von Übergaben und jederzeitige Nachvollziehbarkeit für alle Teammitglieder! Nur so wird echte Teamarbeit möglich.

Fazit

Die Einführung der Teambetreuung ist ein wichtiger Schritt – doch der eigentliche Hebel liegt in der operativen Organisation des Vertriebs. Sparkassen, die VES und Ereignissystem konsequent als Teamsteuerungsinstrument etablieren, schaffen höhere Schlagkraft im Vertrieb, bessere Servicequalität und spürbare Entlastung für Mitarbeitende!

Teambetreuung funktioniert – wenn sie im Alltag sauber organisiert ist.