EVA macht Ereignissysteme wieder attraktiv

Das Ereignissystem im Kernbanksystem One System Plus (OSPlus) ist seit etwa 20 Jahren ein Dreh- und Angelpunkt für die Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Sparkassen. Sie nutzen es sowohl als zentrales Aufgabensystem für den Vertrieb als auch für Sachbearbeitungsthemen. Allerdings ist das System von Jahr zu Jahr immer unbeliebter geworden, womit auch der originäre vertriebliche Nutzen gesunken ist. Gleichzeitig sind die Anforderungen an Pflege, Administration und Bedienung stetig gestiegen. In immer mehr Sparkassen weichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dem System aus. Die besten Beraterinnen und Berater nutzen das System nur noch so häufig, wie es zwingend erforderlich ist.

Bisher gibt es keine zentralen Vorgaben der Sparkassenverbände oder der zentralen Dienstleister beziehungsweise es gibt sie nicht in der notwendigen Form. Es fehlt ein zentraler Standard, der themenunabhängig einfach und simpel beschreibt, was in das Ereignissystem einer Sparkasse gesteuert werden soll, wer der ideale Empfänger für das Ereignis ist und wie die übergreifenden Standardparameter in der Administration für Ereignisse lauten. Auch eine konkrete Empfehlung zu bankfachlichen Themen im Ereignissystem fehlte bisher.

Aus jahrelanger Projekterfahrung hat innovent consult gemeinsam mit dem rheinischen Sparkassen- und Giroverband sowie dem Sparkassenverband Niedersachsen das Projekt „EVA – Ereignissystem vertriebsorientiert ausrichten“ entwickelt und mittlerweile in circa 100 Sparkassen und den angeschlossenen Regionalverbänden nahezu im ganzen Bundesgebiet eingeführt.  In einem prozessualen, bankfachlichen und technischen Standard haben wir all die Fragen gelöst, die bisher jede Sparkasse individuell für sich interpretieren musste.

Dieser Standard ermöglicht neben einer konzentrierten Aufräumaktion des bestehenden Systems insbesondere eine Vorbereitung für die großen DSGV-Projekte „OSPlus_neo-Geschäftsstelle – Vertriebliche Startseite“ sowie das „Integrierte Ansprachemanagement“. EVA liefert einen bankfachlichen Unterbau, der die Einführung dieser Projekte massiv dadurch erleichtert, dass das bestehende Ereignissystem im Sinne eines Minimal Viable Product (MVP) auf die Basisfunktionen zurückgeführt wird, die wirklich benötigt werden. Überflüssige Ereignisse, ineffiziente Ausspielwege und zu detailverliebte beziehungsweise nicht stringente Administration werden beseitigt.

Ziel ist ein nachhaltig gut strukturiertes System, das von Anwenderinnen und Anwendern wieder gerne genutzt wird und mit dem der verantwortliche Product Owner auch künftig in der Qualität nach EVA-Standard die nächsten OSPlus-Releases bereitstellen kann. 
 

Jedes EVA-Projekt beginnt mit einer hybriden Analyse: Zum einen analysieren wir das technische System der Sparkasse und vergleichen es mit dem EVA-Standard. Wir betrachten quantitative, qualitative und administrative Fragestellungen und erhalten so ein umfangreiches Bild über den Prozess zum Ereignissystem in der Sparkasse. Ein typisches Ergebnis ist die zu viel zu stark betonte betriebliche Ausrichtung im Ist-Zustand. Viel zu viele und zum Teil unnötige Sachbearbeitungsthemen rund um Zahlungsverkehr und Marktfolge landen bei den Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern. Der Vertrieb bekommt im Verhältnis also viel mehr Betriebsereignisse und somit „die falschen“ Ereignisse. Diese Fehlallokation kostet wertvolle Arbeitszeit und somit viel Geld. 

Weiterhin ist die Qualität von Vertriebsanlässen oft vollkommen unzureichend: Der Vertrieb erhält eine Vielzahl von vermeintlichen Akquisechancen, die aber keine Potenziale liefern. 

Und weil das System meist überfrachtet ist, existiert häufig eine nur sehr unverbindliche Administration im System.

Zum anderen betrachten wir neben der technischen Analyse insbesondere die Kultur zum Ereignissystem in der Sparkasse. Dies ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines EVA-Projekts. Entsprechen startet jedes Projekt mit einer Mitarbeiterbefragung. Nur über diese Befragung und die Ehrlichkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können die Projetbeteiligten identifizieren, was weitere Probleme in der Ereignisbearbeitung der Sparkasse sind. Typischerweise fehlen Anweisungen zur Stellvertretung, Eskalationswege sowie eine gelebte klare Führungskultur. 
 

Nach der Analyse steht fest, welche konkreten Themen zur Umsetzung von EVA in der Sparkasse erforderlich sind. Dies betrifft sowohl die Strategie und Aufbauorganisation zum Ereignissystem sowie die Abläufe innerhalb der Sparkasse und die administrative Umsetzung der fachlichen Themen. In der gemeinsamen Projektarbeit mit Sparkassen, Regionalverbänden und innovent consult legen wir fest, welche Ereignisse gelöscht und wie mit den verbleibenden Ereignissen umgegangen werden soll.

Um diese komplexen Anpassungen nicht manuell vornehmen zu müssen, koordiniert innovent consult gemeinsam mit der Finanz Informatik eine Massendatenänderung zur Umstellung auf EVA. Das bestehende Ist-Portfolio der Sparkasse wird zum Soll-Portfolio migriert. Um im Nachgang auch weiterhin diese Qualität zu halten, etablieren wir die notwendigen Grundstrukturen, die auch nach Projektende auf Basis des EVA-Standards die Qualität sicherstellen.

Jede Sparkasse hat nach einem EVA-Projekt deutlich weniger Ereignisse und die Ereignisse haben einfachere Bearbeitungsmöglichkeiten. Das führt nicht nur zu quantitativen Effekten: Vor allem optimiert und vereinfacht EVA ein zuvor hochkomplexes Anwendersystem. Der wichtigste Effekt aber ist: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schätzen das System wieder, weil viel unnötiger Ballast weggefallen ist und sie mit dem verbleibenden System leicht und effizient arbeiten können.

Auch nach etwa 100 Sparkassen werden wir von innovent consult nicht müde, die Standardisierung des Ereignissystems nach dem EVA-Standard weiter voranzutreiben und EVA immer weiterzuentwickeln.