Schluss mit zähen Meetings

Sie haben in Ihrer Laufbahn sicher an unzähligen Meetings teilgenommen. Aber wie viele davon waren effektiv und brachten Sie oder Ihr Projekt entscheidend weiter? Aus wie vielen sind Sie motiviert herausgegangen? 

Im Arbeitsalltag verlaufen viele Besprechungen zäh, die Teilnehmer*innen bleiben passiv und am Ende ist niemand wirklich zufrieden mit dem Ergebnis, weder auf inhaltlicher noch auf persönlicher Ebene. Die digitalen Webkonferenzen in Zeiten der Corona-Pandemie haben dieses Problem verschärft. 

Mit ein paar einfachen Veränderungen etablieren Sie eine zukunftsweisende Meetingkultur. Was sollen Ihre Mitarbeiter*innen antworten, wenn Sie gefragt werden: „Na, wie war das Meeting heute?“ Sie haben die Wahl.
 

Sorgen Sie von Beginn an für Orientierung, indem Sie klar machen, warum das Meeting stattfindet und um welche Art von Besprechung es sich handelt. Ist es eine Kreativsitzung, die dem Gedankenaustausch dient oder müssen Entscheidungen getroffen werden? Legen Sie das Ziel des Meetings fest. Davon hängt ab, wer wirklich in die Besprechung involviert werden muss.

Setzen Sie einen klaren Rahmen. Legen Sie die Dauer fest und eine Agenda mit konkreten Fragestellungen. Hilfreich sind auch genaue Zeitangaben pro Agendapunkt. Insbesondere bei virtuellen Meetings ist es wichtig, vorab die Spielregeln zu erläutern und Rollen festzulegen. Verteilen Sie die Verantwortlichkeiten und erläutern Sie Verhaltensregeln wie das Ausreden lassen und die gewünschte Feedbackkultur. So legen Sie den Grundstein für einen wertschätzenden Umgang miteinander. 
 

Wichtig für ein effektives Meeting ist eine hohe Interaktion aller Teilnehmer*innen. Um Ihr Team zu aktivieren, unterbrechen Sie gewohnte Muster. Es gibt viele spielerische Methoden, die sich als Lockerungsübung zum Einstieg eignen:

• Das Format „Himmel & Hölle“ animiert zum extremen und verrückten Denken. Sie legen vorab eine Frage oder eine Problemstellung fest. Ihr Team brainstormt wild: Was kann schlimmstenfalls passieren? Was soll bestenfalls passieren? Alle Gedanken sind erlaubt.
• Im realen Meeting fördern die Spielkarten „Reality-Check“ von Metalog aktives Zuhören und das Gemeinschaftsgefühl. 
• Um kreatives Denken im Team freizusetzen, helfen Spiele wie die Marshmallow-Challenge. Ihr Team wird in Gruppen unterteilt, die sich einigen müssen, wie sie den höchsten Turm aus ungekochten Spaghetti und Marshmallows bauen. 
• In der virtuellen Welt ist das soziale Onboarding besonders wichtig, damit sich niemand ausgeschlossen fühlt. Stellen Sie Fragen zu Beginn. „Wie ist Dein Energielevel heute?“, „Was sollen wir ändern, damit das Meeting für dich den bestmöglichen Nutzen hat?“. Mit dem Kollaborations-Tool Mentimeter erstellen Sie Live-Umfragen oder Ranking-Fragen, auf die alle Teilnehmer*innen aktiv reagieren und so ihren Beitrag zur Präsentation leisten.
   

Nutzen Sie auch während der Sitzungen unterschiedliche Methoden für die Bearbeitung von Aufgabenstellungen, um alle Teilnehmer*innen in den Prozess einzubinden und sie herauszufordern. Es gibt viele Elemente aus den Entwicklungsmethoden Scrum und Design Thinking, die Sie verwenden können. Nützliche Tools für kreatives Arbeiten sind etwa:

• Die App Liberating Structures bietet leicht zu erlernende Interaktionsmethoden. Sie steigern das Vertrauen in den Umgang miteinander. Für verschiedene Herausforderung zeigt die App passende Lösungsansätze. 
• Bei der Silent-Priorisation legt das Team gemeinsam eine Priorisierung von Themen fest, ohne dabei zu sprechen. Die Teammitglieder verschieben nur Karteikarten auf einer Skala. 
• Lego-Serious-Play ist ein moderierter Prozess, bei dem die Teilnehmer*innen mithilfe von Legosteinen Belange der Geschäftswelt nachbauen.
• In einer Empathy-Map trägt das Team die Wahrnehmungs- und Gefühlswelt einer Zielgruppe in einer Übersicht zusammen. 
   

Lassen Sie das Meeting in regelmäßigen Abständen durch alle Teilnehmer*innen bewerten – Inhalt, Qualität, Interaktion, Moderation. Dokumentieren Sie die Ergebnisse im Protokoll und zeigen Sie diese dem Plenum, damit die Teilnehmer*innen die Ergebnisse auch vor Augen haben. Stimmen Sie gemeinsam den Verbesserungsbedarf ab.
 
Beenden Sie arbeitsintensive und emotional geladene Treffen mit wechselnden Retrospektiv-Formaten. Vergleichen Sie das Meeting beispielsweise mit einem Heißluftballon und diskutieren Sie mit den Teilnehmer*innen folgende Fragen: „Was hat uns angetrieben?“, „Was hat uns zurückgehalten?“, „Wo müssen wir mehr einheizen?“

Ganz wichtig: Loben Sie Ihr Team. Spendieren Sie jedem ein Eis oder geben Sie jedem und jeder Teilnehmer*n ein individuelles Feedback, in dem Sie mitteilen: „Was mich heute bei dir begeistert hat...“. So leben Sie einen wertschätzenden Umgang vor und heben die Motivation für das nächste Meeting.